A consulta de documentos de compra permite pesquisar, visualizar, editar ou anular faturas e outros documentos registados a fornecedores. Esta funcionalidade é essencial para controlo financeiro, conferência de valores, análise de IVA e gestão de pagamentos pendentes.
1. Aceder à consulta de compras
No ecrã principal vá Funcionalidades → Compras
2. Utilizar os filtros de pesquisa
Na parte superior do ecrã encontra vários filtros que ajudam a localizar rapidamente um documento.
Fornecedor
Permite pesquisar documentos de um fornecedor específico.
Emissão – Data início / Data fim
Filtra documentos pela data de emissão.
Vencidos – Data início / Data fim
Permite consultar documentos vencidos dentro de um determinado período.
Tipo
Filtra por tipo de documento (ex.: Fatura, Nota de Débito, Guia de Devolução).
Exemplo prático: para consultar faturas recebidas no último mês, selecione o período em Emissão.
3. Analisar a lista de documentos
Após aplicar os filtros, os documentos surgem na grelha central com as seguintes colunas:
Documento: Número e tipo do documento.
Data emissão: Data de registo.
Data vencimento: Data limite de pagamento.
Nome Fornecedor: Entidade associada.
Código Fornecedor: Código interno.
Total: Valor total do documento.
IVA: Valor de IVA incluído.
Funcionário: Utilizador que registou o documento.
Pago: Indica se o documento está liquidado.
Faturado: Estado de faturação.
Convertido: Indica se foi convertido a partir de outro documento.
Exemplo prático: pode identificar rapidamente documentos por pagar através da coluna Pago.
4. Ações disponíveis
Na parte inferior do ecrã:
Visualizar
Abre o documento em modo consulta, sem possibilidade de alteração.
Editar
Permite alterar o documento, caso ainda seja possível modificar.
Anular
Anula o documento selecionado, mantendo o registo no histórico.
Exemplo prático: se detetar um erro numa fatura ainda não fechada, pode utilizar Editar para corrigir.
Faqs
Como encontrar uma fatura específica de fornecedor?
Utilize o filtro Fornecedor e, se necessário, defina o período em Emissão.
Posso consultar apenas documentos em dívida?
Sim. Pode filtrar por período de vencimento ou identificar pela coluna Pago.
É possível alterar um documento depois de registado?
Sim, desde que o estado do documento permita edição.
O que acontece ao anular um documento?
O documento deixa de produzir efeitos financeiros, mas mantém histórico para controlo.
Posso consultar documentos antigos?
Sim, basta ajustar o período nas datas de emissão.
Como saber quem registou o documento?
Verifique a coluna Funcionário na grelha de resultados.