Se precisar de cancelar um pagamento já registado a um fornecedor, pode anular o documento diretamente na área de Pagamentos emitidos. A anulação altera o estado do documento e remove o efeito da liquidação associada.
1. Aceder à área de pagamentos
No ecrã principal vá Funcionalidades → Pagamentos
2. Selecionar o fornecedor
Aqui poderá consultar todos os pagamentos já registados.
No campo Fornecedor clique na lupa e escolha o fornecedor pretendido.
Após selecionar, o sistema apresenta automaticamente os documentos.
4. Anular o documento
Selecione o documento na lista.
Clique com o botão direito do rato sobre o documento e escolha Anular
ou
Utilize o botão Anular (a vermelho) na parte inferior do ecrã.
O sistema apresenta uma mensagem de confirmação:
“Certifique-se que antes de anular um documento, possui todas as vias/cópias do documento a anular. Deseja anular o documento PFF A/1?”
Clique em Sim para confirmar.
5. Motivo da anulação
Ao anular um documento de pagamento, o sistema solicita que indique o motivo da anulação. Este registo é importante para efeitos de controlo interno, auditoria e organização contabilística.
Deve selecionar um motivo existente ou criar um novo motivo antes de concluir a anulação.
Exemplos de motivos de anulação
Erro no valor liquidado
Pagamento duplicado
Forma de pagamento incorreta
Fornecedor incorreto
Documento selecionado incorretamente
Erro na conta bancária associada
Pagamento registado por engano
Documento emitido em duplicado
Necessidade de correção contabilística
Anulação por instrução da contabilidade
Exemplos práticos
Se registou um pagamento de 22,14€ mas o valor correto era 18,00€, pode utilizar o motivo “Erro no valor liquidado”.
Se pagou por transferência mas registou como cartão crédito, pode utilizar “Forma de pagamento incorreta”.
Se selecionou o fornecedor errado, pode indicar “Fornecedor incorreto”.
O que acontece após a anulação
O documento passa a estar com estado anulado.
A liquidação associada à fatura é revertida.
O documento original volta a ficar pendente de pagamento, caso tenha sido totalmente liquidado.
Exemplo prático: se anulou um pagamento total de 22,14€, a fatura volta a aparecer como valor em dívida.
Faqs
A anulação elimina o documento definitivamente?
Não. O documento permanece no sistema com estado de anulado para efeitos de histórico e controlo.
Ao anular um pagamento a fatura volta a ficar em dívida?
Sim. O valor liquidado é revertido e o documento de compra volta a estar pendente.
Posso anular um pagamento parcialmente liquidado?
Sim. A anulação remove o registo daquele pagamento específico.
Posso recuperar um pagamento anulado?
Dependendo das permissões e configuração do sistema, poderá existir a opção Restaurar. Caso contrário, deverá emitir um novo pagamento.
Porque aparece a mensagem de confirmação antes de anular?
Para garantir que o utilizador confirma a operação e que possui as cópias do documento antes de proceder à anulação.
O motivo de anulação é obrigatório?
Sim. O sistema exige a indicação de um motivo antes de concluir a anulação.
Posso criar novos motivos personalizados?
Sim. Pode inserir um novo motivo no campo “Novo motivo de anulação” e adicioná-lo à lista (+).
O motivo fica registado no histórico?
Sim. O motivo fica associado ao documento anulado para efeitos de auditoria e controlo interno.