Este ecrã serve para consultar e gerir os tipos de documentos comerciais disponíveis no sistema, que são utilizados em todas as operações de faturação, compras, recebimentos, pagamentos e logística. Aqui estão definidos os documentos oficiais e internos que o Gestwin reconhece, cada um identificado por um código normalizado e pela respetiva descrição.
1. Localizar o ecrã Parametrizar Documentos
No meu principal vá a Configurações -> Parametrizar Documentos
2. Selecionar tipo de documento a configurar
Os tipos de documentos disponíveis para edição estão divididos em separadores: clientes; internos de clientes; fornecedores e internos de fornecedores. Da lista de documentos, selecione o tipo de documento que deseja configurar e depois clique em Editar.
3. No separador Geral
Código: Identifica internamente o tipo de documento no sistema, sendo usado em configurações, séries e integrações.
Descrição: Nome do documento apresentado ao utilizador, usado para identificar o tipo de documento durante a emissão e consultas.
Tipo de documento: Define a classificação fiscal/legal do documento (ex.: FT, FR, NC), garantindo conformidade com as regras fiscais e comunicação à AT.
Módulo: Indica o módulo funcional a que o documento pertence (ex.: faturação, compras), determinando onde pode ser emitido.
Forma de pagamento predefinida: Define o método de pagamento que surge automaticamente ao emitir o documento.
Conta bancária associada: Define a conta bancária sugerida por defeito para este tipo de documento.
Solicitar informação de transporte: Obriga ao preenchimento dos dados de transporte, necessário para documentos que envolvem circulação de mercadorias.
IVA de caixa: Indica que o documento segue o regime de IVA de caixa, em que o imposto só é exigível após recebimento.
Ativar serviço de geração de referências multibanco: Permite a criação automática de referências Multibanco para pagamento do documento.
Permitir modo de preparação: Permite criar o documento em modo provisório, antes da emissão definitiva.
Documento para fecho Z: Indica que o documento é considerado nos mapas e totais de fecho Z de caixa.
Ativo: Define se o tipo de documento está disponível para utilização no sistema.
Emitir guia sem preço: Permite emitir documentos de transporte sem apresentar valores monetários.
Abertura de gaveta: Faz a abertura automática da gaveta de dinheiro ao emitir o documento.
Enviar email automaticamente, após emissão de documento: Envia o documento por email ao cliente assim que é emitido.
Importado: Indica que o tipo de documento foi criado por importação ou integração externa, não sendo normalmente editável.
Auto-faturação: O sistema trata o documento como auto-faturação. Permite identificar corretamente o fornecedor. Garante o enquadramento fiscal adequado no SAF-T e comunicação à AT.
Ocultar janela de armazéns: Impede que, ao emitir este tipo de documento, apareça a janela para escolha de armazém. Útil quando a empresa trabalha apenas com um armazém ou o armazém já está definido por defeito. Ajuda a tornar o processo mais rápido e evita erros de seleção.
Usa expediro terceiro: Permite indicar que o documento utiliza um expedidor diferente da própria empresa.
4. No separador Operações
Conta corrente: Define o impacto que o documento tem nas várias contas do sistema.
De produto: Determina o efeito do documento no stock do produto (ex.: decrementar, incrementar ou não alterar stock).
Da empresa: Define o impacto financeiro do documento nos resultados da empresa, como gerar lucro ou custo.
De terceiro: Define o efeito do documento na conta corrente do cliente ou fornecedor (ex.: débito, crédito ou sem influência).
Da conta bancária: Indica se o documento afeta ou não os movimentos de contas bancárias.
Stock negativo: Define o comportamento do sistema quando não existe stock suficiente (permitir, não permitir ou perguntar).
Aviso de stock mínimo: Ativa alertas quando o stock do produto atinge ou fica abaixo do stock mínimo definido.
Atualiza preço de custo: Permite que o documento atualize automaticamente o preço de custo do produto com base nos valores registados.
5. Separador Impressão
Impressora predefinida: Define a impressora que será usada por defeito para a impressão deste tipo de documento.
Utiliza a impressora definida para este documento: Obriga o sistema a usar a impressora configurada neste documento, ignorando a impressora definida no terminal.
Utilizar imagem de produtos: O sistema imprime a imagem associada ao artigo no talão/documento.
Número de cópias: Indica quantas cópias do documento são impressas automaticamente.
Número de vias: Define quantas vias do documento são geradas na impressão (ex.: original, duplicado, triplicado).
Modelo de impressão: Seleciona o layout ou template utilizado para a impressão do documento.
Pré-visualizar: Permite visualizar o documento antes de o imprimir, usando o modelo selecionado.
Aplicar a todos: Aplica as definições de impressão deste documento a outros documentos selecionados.
Posição do logotipo: Define se o logótipo da empresa é impresso e em que posição aparece no documento.
Posição Observação linha: Define onde aparece a observação inserida em cada linha de artigo: normal (logo abaixo do artigo) ou acima da linha do produto.
Observações: Campo livre para inserir texto ou notas que podem ser impressas no documento.
Rodapé: Permite adicionar uma imagem no final do documento impresso. Normalmente usado para: logótipo secundário; assinatura digitalizadal; QR Code promocional; selo de qualidade; campanha ou mensagem visual; dados bancários em formato gráfico. Aparece depois das linhas e totais, na parte final do talão.
6. Separador Moeda
Utiliza outras moedas: Permite que este tipo de documento seja emitido em moedas diferentes da moeda base da empresa.
Código (moeda): Identifica a moeda através do respetivo código internacional (ex.: EUR, USD, BRL).
Nome (moeda): Indica a designação da moeda correspondente ao código.
Seleção de moeda: Define quais as moedas que ficam disponíveis para utilização neste tipo de documento.
Lista de moedas: Apresenta todas as moedas configuradas no sistema para que possam ser associadas ao documento.
7. Separador Séries únicas
Permite definir e gerir séries de numeração exclusivas para o tipo de documento, assegurando que a sequência dos documentos é controlada, organizada e conforme os requisitos legais. É utilizada quando se pretende separar numerações por ano, terminal, utilizador ou contexto operacional.
Tipos de documentos
Fatura: Documento fiscal utilizado para faturar bens ou serviços a clientes, com impacto contabilístico, fiscal e em contas correntes.
Fatura-Recibo: Documento que acumula faturação e pagamento no mesmo momento, indicando que o valor foi liquidado no ato da emissão.
Fatura Simplificada: Documento fiscal simplificado usado em vendas a consumidor final até aos limites legais definidos, comum em POS.
Nota de Crédito: Documento usado para anular total ou parcialmente uma fatura já emitida, corrigindo valores ou devoluções.
Nota de Débito: Documento utilizado para cobrar valores adicionais após a emissão de uma fatura, como diferenças de preço ou serviços extra.
Fatura Fornecedor: Documento registado internamente que representa uma fatura recebida de um fornecedor, com impacto em contas a pagar e IVA dedutível.
Fatura-Recibo Fornecedor: Documento que indica que a fatura do fornecedor foi paga no momento do registo.
Fatura Simplificada Fornecedor: Documento simplificado recebido de fornecedor, normalmente usado em compras de pequeno valor.
Nota de Crédito Fornecedor: Documento emitido pelo fornecedor para corrigir ou devolver valores faturados anteriormente.
Nota de Débito Fornecedor: Documento emitido pelo fornecedor para cobrar valores adicionais após uma fatura inicial.
Recibo: Documento que comprova o recebimento de valores de clientes referentes a faturas já emitidas.
Recibo IVA de Caixa: Documento associado ao regime de IVA de caixa, onde o imposto só é exigível após o recebimento.
Recibo Fornecedor: Documento que comprova o pagamento efetuado a um fornecedor.
Recibo IVA de Caixa Fornecedor: Documento associado ao pagamento a fornecedores em regime de IVA de caixa.
Guia de Transporte: Documento legal que acompanha mercadorias durante o transporte, obrigatório para circulação de bens.
Guia de Remessa: Documento usado para envio de mercadorias sem faturação imediata, como amostras ou transferências internas.
Guia de Consignação: Documento utilizado quando mercadorias são enviadas a clientes em regime de consignação.
Guia de Movimentação de Ativos Fixos Próprios: Documento usado para transportar bens do ativo imobilizado da empresa.
Guia de Devolução: Documento que acompanha a devolução de mercadorias ao fornecedor ou ao armazém.
Guia de Transporte de Fornecedor: Documento que acompanha mercadorias enviadas por fornecedores.
Fatura de Consignação: Documento usado para faturar mercadorias anteriormente entregues em consignação.
Consulta de Mesa: Documento interno usado em restauração para controlo de consumos por mesa, sem valor fiscal.
Encomenda: Documento interno utilizado para registar pedidos de clientes antes da faturação, sem impacto fiscal imediato.
Fatura Proforma: Documento não fiscal usado para apresentar ao cliente uma previsão de valores antes da faturação definitiva, sem impacto contabilístico, fiscal ou em contas correntes.
Orçamento: Documento comercial utilizado para apresentar uma proposta de preços e condições ao cliente, podendo posteriormente ser convertido em encomenda ou fatura.
Encomenda Fornecedor: Documento interno usado para registar pedidos efetuados a fornecedores, permitindo o controlo de compras futuras sem impacto fiscal imediato.
Fatura Proforma Fornecedor: Documento não fiscal recebido ou registado internamente como prévia de faturação do fornecedor, usado para validação de valores antes da fatura final.
Orçamento Fornecedor: Documento interno que regista propostas de preços apresentadas por fornecedores, útil para comparação e decisão de compra.
Fatura de Autofaturação: Documento fiscal emitido pela empresa em nome do fornecedor, nos casos legais de autofaturação, com impacto fiscal e contabilístico.
Movimento Atualização de Existências: Documento interno usado para corrigir ou ajustar quantidades de stock, como inventários, acertos ou regularizações, sem carácter comercial.
Guia de Oferta: Documento comercial utilizado para formalizar uma oferta promocional ou especial, normalmente sem impacto fiscal.
Guia Global: Documento logístico usado para agrupar várias entregas ou movimentos num único documento de controlo.
Folha de Obra: Documento interno utilizado para registar trabalhos, serviços prestados, tempos e materiais associados a uma intervenção técnica ou serviço.
Crédito de Comissão, Rappel ou Desconto: Documento usado para registar créditos atribuídos a clientes ou parceiros por comissões, rappels ou descontos comerciais acordados.
Consumo Interno: Documento interno que regista a utilização de artigos para consumo próprio da empresa, com impacto em stock mas sem faturação ao cliente.
Quebras: Documento usado para registar perdas de stock por danos, furtos, validade expirada ou outras situações justificadas.
Documento de Conferência: Documento interno utilizado para verificação e validação de mercadorias recebidas ou expedidas, apoiando o controlo logístico.
Crédito de Comissão, Rappel ou Desconto de Fornecedor: Documento que regista créditos atribuídos por fornecedores à empresa, normalmente resultantes de acordos comerciais.
Fatura Simplificada de Autofaturação: Documento fiscal simplificado emitido em regime de autofaturação, usado em operações de menor valor conforme a legislação.
Fatura-Recibo de Autofaturação: Documento que acumula autofaturação e liquidação no mesmo ato, indicando que o valor foi pago ao fornecedor.
Nota de Crédito de Autofaturação: Documento emitido para corrigir ou anular valores de uma fatura de autofaturação previamente emitida.
Saldo Cliente Crédito: Documento usado para registar ou ajustar um saldo credor a favor do cliente, normalmente resultante de adiantamentos, créditos não regularizados ou acertos de conta corrente.
Saldo Cliente Débito: Documento usado para registar ou ajustar um saldo devedor do cliente, refletindo valores em dívida ou regularizações manuais na conta corrente.
Saldo Fornecedor Crédito: Documento utilizado para registar ou ajustar um saldo credor a favor do fornecedor, como adiantamentos feitos ou valores a liquidar futuramente.
Saldo Fornecedor Débito: Documento usado para registar ou ajustar um saldo devedor ao fornecedor, refletindo montantes em dívida ou correções na conta corrente do fornecedor.