O registo de fornecedores no Gestwin POS permite organizar e controlar todas as entidades que fornecem produtos ou serviços à sua empresa. A correta configuração do fornecedor é essencial para compras, controlo de contas correntes, prazos de pagamento, descontos, faturação eletrónica e integração financeira.
Um fornecedor bem configurado facilita o lançamento de documentos, o controlo de crédito e a gestão fiscal.
1. Aceder ao ecrã de Fornecedores
No ecrã principal vá Funções → Funcionalidades → Fornecedores
Clique no botão NOVO, para começar a criação de um fornecedor.
2. Criar um novo fornecedor
Neste separador são definidos os dados principais do fornecedor.
Código: Identificador interno do fornecedor (pode ser numérico ou alfanumérico).
Nome: Nome da empresa ou entidade fornecedora.
NIF: Número de identificação fiscal do fornecedor.
Ativo: Define se o fornecedor pode ser utilizado em novos documentos.
Separador Geral
Classificação: Categoria atribuída ao fornecedor (ex.: Normal, Preferencial).
Data nascimento: Utilizado quando o fornecedor é uma pessoa individual.
Endereço: Morada completa do fornecedor.
Código postal: Código postal associado à morada.
Localidade: Cidade ou localidade.
Distrito: Distrito da morada.
País: País do fornecedor.
Zona: Zona geográfica definida no sistema (útil para relatórios).
Telefone: Número de contacto fixo.
Telemóvel: Número de contacto móvel.
Fax: Número de fax (caso aplicável).
Email: Endereço de correio eletrónico.
Website: Página web do fornecedor.
Imagem: Permite associar logótipo ou imagem identificativa.
Exemplo prático: preencher corretamente o NIF e Email permite emitir documentos e enviar encomendas por email sem erros.
3. Configurar condições financeiras (Gestão Financeira)
Define regras de faturação e pagamento associadas ao fornecedor.
Tipo de documento: Documento padrão nas compras (ex.: Fatura Fornecedor).
Vendedor: Utilizador associado por defeito.
Região fiscal: Enquadramento fiscal do fornecedor.
Isenção: Tipo de isenção de IVA (quando aplicável).
Retenção: Configuração de retenção na fonte.
Cativação: Estado fiscal específico, quando aplicável.
Moeda do documento: Moeda utilizada nas compras a este fornecedor.
Desconto linha (%): Desconto automático aplicado por linha de compra.
Desconto linha 2 (%): Segundo nível de desconto acumulado.
Desconto global (%): Desconto aplicado ao total do documento.
Dias de vencimento: Prazo de pagamento padrão (ex.: 30 dias).
Limite de crédito: Valor máximo permitido em dívida.
Utiliza IVA de caixa: Indica se o fornecedor está enquadrado no regime de IVA de caixa.
Usa regime IVA terceiro: Aplica regime específico de IVA.
Emite fatura eletrónica: Define se o fornecedor trabalha com faturação eletrónica.
Produtor Agrícola (lei nº 10A/2022): Enquadramento específico legal.
Auto faturação: Indica se a empresa emite a fatura em nome do fornecedor.
Conta bancária pré-definida: Conta utilizada por defeito nos pagamentos.
IBAN 1 / IBAN 2: Dados bancários do fornecedor.
Exemplo prático: definir Dias de vencimento = 30 permite que o sistema calcule automaticamente a data limite de pagamento.
4. Gerir contactos (Contactos)
Permite registar pessoas de contacto dentro da empresa fornecedora.
Foto: Imagem do contacto.
Nome: Nome da pessoa responsável.
Cargo: Função desempenhada.
Telemóvel: Contacto direto.
Email: Email individual do contacto.
Predefinida: Define o contacto principal.
Exemplo prático: útil quando existe um contacto comercial diferente do contacto financeiro.
5. Configurar devoluções
Permite definir moradas associadas a devoluções ao fornecedor.
Meio de expedição: Método de envio utilizado nas devoluções.
Morada: Endereço associado à devolução.
Predefinida: Define a morada principal para devoluções.
Exemplo prático: quando o fornecedor tem armazém diferente da sede.
6. Associar matrículas
Permite associar matrículas ao fornecedor.
Matrícula: Matrícula associada.
Predefinida: Define a matrícula principal.
Ativa: Indica se a matrícula está ativa.
Exemplo prático: útil para fornecedores de serviços com viaturas identificadas.
7. Outros dados (Taxfree e RGPD)
Campos adicionais e enquadramentos legais.
Tipo (Taxfree): Define se o fornecedor está enquadrado em regime Taxfree.
Número taxfree: Identificador associado.
Passaporte: Número de passaporte (quando aplicável).
Observações: Campo livre para notas internas.
Permissão para processamento de dados (RGPD): Regista autorização de tratamento de dados.
Faqs
Como criar um fornecedor novo?
Aceda a Funções → Configurações → Fornecedores e clique em Novo.
Posso desativar um fornecedor sem o apagar?
Sim. Basta desmarcar a opção Ativo.
Como definir prazo de pagamento automático?
Preencha o campo Dias de vencimento no separador Gestão Financeira.
O sistema calcula automaticamente a data de vencimento?
Sim, com base nos Dias de vencimento definidos.
Posso associar vários contactos ao mesmo fornecedor?
Sim. No separador Contactos, pode adicionar vários registos.
Como definir desconto automático nas compras?
Utilize os campos Desconto linha (%) ou Desconto global (%).
Para que serve o limite de crédito?
Permite controlar o valor máximo em dívida junto do fornecedor.
Posso guardar dados bancários do fornecedor?
Sim. Utilize os campos IBAN na Gestão Financeira.
As alterações ao fornecedor afetam documentos antigos?
Não. Apenas documentos emitidos após a alteração refletem os novos dados.