Este ecrã permite definir os dados legais, fiscais e operacionais da empresa que serão utilizados automaticamente em todos os documentos emitidos no Gestwin, como faturas, recibos, documentos internos, mapas fiscais e comunicações oficiais. Uma configuração correta é essencial para garantir conformidade legal, correto cálculo de impostos e preenchimento automático dos documentos. Alguns destes dados já foram preenchidos na configuração inicial do Gestwin, aqui vai poder alterá-los e preencher outros dados.
1. Localizar o ecrã Configurações da empresa
No ecrã principal vá Funções -> Configurações -> Empresa
2. Configurações da empresa
No separador Gerais deve preencher com os dados relativos à sua empresa. Alguns dados prioritários já foram preenchidos por si com o wizard inicial.
Consulte abaixo as respostas às principais dúvidas no preenchimento deste ecrã.
O que é o NIF da empresa e porque é obrigatório?
NIF: Número de Identificação Fiscal da empresa, atribuído pela Autoridade Tributária. É obrigatório porque identifica legalmente a empresa em todos os documentos fiscais, declarações de IVA e comunicação de dados à AT.
Qual a diferença entre Nome e Nome complementar?
Nome: Denominação legal da empresa, tal como consta no registo comercial ou no cartão de cidadão no caso de empresário em nome individual.
Nome complementar: Informação adicional opcional, usada quando se pretende acrescentar uma designação comercial ou detalhe identificativo nos documentos.
Quando devo marcar a opção “Empresário em nome individual”?
Empresário em nome individual: Deve ser assinalado quando a empresa corresponde a uma pessoa singular que exerce atividade empresarial em nome próprio. Esta opção influencia a forma como os dados aparecem nos documentos e relatórios legais.
O que é a Conservatória e o Número de Registo Comercial?
Conservatória registo comercial: Identificação da conservatória onde a empresa está registada.
Número registo comercial: Número oficial do registo da empresa. Ambos são obrigatórios para sociedades comerciais e aparecem em documentos fiscais e legais.
Para que serve o campo Capital social?
Capital social: Valor do capital inicial da empresa registado legalmente. Embora não afete cálculos no Gestwin, é uma informação legal importante e pode constar em documentos oficiais.
O que é a Data Fiscal?
Data fiscal: Data de início da atividade fiscal da empresa. Esta informação é usada como referência em relatórios fiscais e históricos contabilísticos.
O que são os códigos CAE e porque devo defini-los?
CAE: Código de Atividade Económica que identifica o tipo de atividade exercida pela empresa. O Gestwin permite associar vários CAE e definir um como predefinido, sendo este utilizado por defeito em documentos e relatórios estatísticos.
O que é o Centro de arbitragem?
Centro de arbitragem: Informação legal obrigatória em alguns setores, indicando a entidade de resolução alternativa de litígios. Quando preenchido, pode ser impresso automaticamente nos documentos.
3. Configurações da empresa – Outros
Este separador permite configurar dados complementares da empresa, como morada, contactos, moeda, retenções e definições adicionais que influenciam o comportamento dos documentos e cálculos automáticos.
Como devo preencher corretamente a Morada da empresa?
Morada: Deve ser preenchida com o endereço completo e correto da sede da empresa, incluindo código postal, localidade, distrito e país. Estes dados são impressos automaticamente em faturas, recibos e outros documentos.
Porque a Moeda aparece bloqueada?
Moeda: Representa a moeda base da empresa. Após definida e após existirem documentos lançados, não pode ser alterada para evitar incoerências contabilísticas.
Para que servem os campos de contacto?
Contacto: Telefone, telemóvel, fax, email e website são usados para comunicação com clientes e fornecedores e podem aparecer nos documentos emitidos.
Para que serve a opção Retenção?
Retenção: Indica se a empresa está sujeita a retenção na fonte. Esta configuração influencia o cálculo automático de retenções em documentos de venda ou prestação de serviços.
O que é o Tipo de retenção?
Tipo de retenção: Define o regime de retenção aplicável à empresa, de acordo com a legislação fiscal. Deve ser configurado corretamente para garantir cálculos fiscais corretos.
Quando devo usar a opção “Usar uma série única por tipo de documento”?
Usar uma série única por tipo de documento: Quando ativada, o Gestwin utiliza uma única série para cada tipo de documento, independentemente do terminal ou utilizador. É recomendada para simplificar a numeração e controlo fiscal.
Para que serve a imagem da empresa?
Imagem: Permite associar um logótipo à empresa, que poderá ser utilizado em documentos impressos, relatórios e layouts personalizados.
Faqs
Onde posso alterar os dados da minha empresa (nome, morada, NIF)?
Aceda a Configurações → Empresa e atualize os campos pretendidos. Grave as alterações para que passem a constar nos documentos emitidos.
Alterei a morada da empresa. Vai aparecer nas próximas faturas?
Sim. Após guardar as alterações, os novos dados passam a ser utilizados nos documentos emitidos daí em diante.
Posso alterar o NIF da empresa?
O NIF só deve ser alterado em caso de erro inicial. Alterações indevidas podem comprometer a conformidade legal e a comunicação com a AT.
Os dados da empresa influenciam o SAF-T?
Sim. A informação definida na Configuração da Empresa é incluída no ficheiro SAF-T e deve estar correta e atualizada.
A alteração dos dados afeta documentos já emitidos?
Não. Os documentos já emitidos mantêm os dados registados à data da sua emissão.
Posso configurar diferentes empresas no mesmo sistema?
Depende da licença e estrutura do sistema. Cada base de dados corresponde normalmente a uma empresa.
É necessário reiniciar o sistema após alterar os dados da empresa?
Regra geral não, mas recomenda-se fechar e reabrir o sistema se as alterações não forem imediatamente refletidas.
Porque é importante verificar esta secção após a instalação?
Porque garante que os dados fiscais e legais estão corretos antes de iniciar a faturação, evitando erros em documentos oficiais.