Documentos Internos de Cliente são documentos utilizados para registo e controlo interno da empresa. Ao contrário de faturas ou recibos, não têm validade fiscal, mas têm impacto direto na gestão de stocks, controlo financeiro interno e histórico de movimentos do cliente.
No meu principal vá a Gerir -> Documentos Internos de Cliente ou aceda ao icon Documentos Internos de Cliente da barra de atalhos.
A partir do ecrã Documentos Internos de Cliente é possível:
- Criar um novo documento
- Editar documentos existentes
- Visualizar detalhes
- Imprimir listagens
Tipos de documentos de cliente:
Ao criar um novo documento, o sistema permite escolher o tipo de documento interno (também poderá criar outros tipos de documentos). Cada tipo tem uma finalidade específica:
CII – Consumo Interno
Finalidade:
- Registar consumo de produtos pela própria empresa
Características:
- Dá saída de stock
- Não gera faturação ao cliente
- Usado para material de uso interno (ex.: material de escritório, brindes, amostras)
4.2 ECC – Encomenda
Finalidade:
- Registar encomendas feitas por clientes
Características:
- Reserva stock (dependendo da configuração)
- Não gera faturação imediata
- Pode ser posteriormente convertida em documento fiscal
- Muito usada no processo comercial
FOC – Folha de Obra
Finalidade:
- Registar trabalhos ou serviços realizados
Características:
- Pode incluir produtos e serviços
- Usada como apoio a faturação posterior
- Ideal para oficinas, serviços técnicos ou manutenção
QBI – Quebras
Finalidade:
- Registar perdas, danos ou inutilização de stock
Características:
- Dá saída de stock
- Usado para controlo de perdas
- Não tem impacto fiscal
SCC – Saldo Cliente Crédito
Finalidade:
- Atribuir crédito interno ao cliente
Características:
- Não movimenta stock
- Ajusta o saldo interno do cliente
- Usado para compensações futuras
SCD – Saldo Cliente Débito
Finalidade:
- Registar um débito interno ao cliente
Características:
- Não movimenta stock
- Aumenta o saldo devedor do cliente
- Usado para acertos internos
Como Criar um documento interno de cliente
No ecrã de lista de documentos, clicar em Novo
O processo de criação de um documento deste tipo é idêntico ao processo de criação de uma fatura, apenas mudando o tipo de documento as as suas características. Conheçar melhor todos os campos disponíveis para configuração em: Criar uma fatura no Gestwin Gestão Comercial.
O primeiro passo é selecionar o tipo de documento a ser emitido.
O próximo passo será selecionar o cliente para o qual pretendemos emitir o documento. Clicando na icon lupa junto do campo cliente.
Adicione produtos ao seu documento clicando no icon + (Adicionar). Selecione os produtos e clique em OK para os adicionar ao documento.
Finalização do documento
Guardar preparação: guarda o documento sem o emitir, útil para revisão.
Guardar: Emite o documento.
Impressão do Documento
Ao clicar em Guardar, surge o ecrã de impressão onde é possível:
- Escolher impressora
- Definir número de cópias
- Selecionar modelo de impressão
- Pré‑visualizar o documento
- Exportar ou enviar por email
Os documentos internos podem ser impressos para controlo interno ou arquivo.
Converter documentos internos de cliente em fatura
Depois de criado o documento é possível convertê-lo noutro tipo de documento como fatura; fatura-recibo ou fatura simplificada.
A partir da listagem de documentos internos do cliente selecione o documento que deseja converter e clique com o botão direito do rato sobre ele para lhe aparecer o menu de contexto. Escolha a opção Emitir fatura e depois o tipo de fatura a emtir. Uma nova janela de venda será aberta. Confirme o dados e faça guardar.