Documentos Internos de forncedor são documentos utilizados para registo e controlo interno da empresa. Ao contrário de faturas ou recibos, não têm validade fiscal, mas têm impacto direto na gestão de stocks, controlo financeiro interno e histórico de movimentos do cliente.
É usado para:
- encomendas a fornecedores
- controlo de saldos (crédito/débito)
- organização interna antes de receber faturas
- controlo administrativo e financeiro
No meu principal vá a Gerir -> Documentos Internos de Fornecedor ou aceda ao icon Documentos Internos de Fornecedor da barra de atalhos.
A partir do ecrã Documentos Internos de Fornecedor é possível:
- Criar um novo documento
- Editar documentos existentes
- Visualizar detalhes
- Imprimir listagens
Tipos de documentos de cliente:
Ao criar um novo documento, o sistema permite escolher o tipo de documento interno (também poderá criar outros tipos de documentos). Cada tipo tem uma finalidade específica:
EFF — Encomenda Fornecedor
Para que serve
Documento usado para:
- registar encomendas feitas a fornecedores
- controlar o que foi pedido, quantidades e preços acordados
- servir de base para conferência quando chega a mercadoria
Não movimenta stock
Não cria dívida automaticamente
Quando usar
- Sempre que fazes uma encomenda (telefone, email, online)
- Mesmo antes da mercadoria chegar
SFC — Saldo Fornecedor Crédito
Para que serve
Usado quando o fornecedor te deve dinheiro.
Exemplos:
- devolução de mercadoria
- nota de crédito recebida
- acerto a favor da empresa
Afeta apenas o saldo da conta corrente do fornecedor
SFD — Saldo Fornecedor Débito
Para que serve
Usado quando a empresa deve dinheiro ao fornecedor.
Exemplos:
- correções
- valores em falta
- acertos não faturados
Também afeta apenas a conta corrente
Como Criar um documento interno de cliente
No ecrã de lista de documentos, clicar em Novo
O processo de criação de um documento deste tipo é idêntico ao processo de criação de uma fatura, apenas mudando o tipo de documento as as suas características. Conheçar melhor todos os campos disponíveis para configuração em: Criar uma fatura no Gestwin Gestão Comercial.
O primeiro passo é selecionar o tipo de documento a ser emitido.
O próximo passo será selecionar o fornecedor para o qual pretendemos emitir o documento. Clicando na icon lupa junto do campo fornecedor.
Adicione produtos ao seu documento clicando no icon + (Adicionar).
Finalização do documento
Guardar preparação: guarda o documento sem o emitir, útil para revisão.
Guardar: Emite o documento.
Impressão do Documento
Ao clicar em Guardar, surge o ecrã de impressão onde é possível:
- Escolher impressora
- Definir número de cópias
- Selecionar modelo de impressão
- Pré‑visualizar o documento
- Exportar ou enviar por email
Os documentos internos podem ser impressos para controlo interno ou arquivo.
Converter documentos internos de cliente em fatura
Depois de criado o documento é possível convertê-lo noutro tipo de documento como fatura; fatura-recibo ou fatura simplificada.
A partir da listagem de documentos internos do cliente selecione o documento que deseja converter e clique com o botão direito do rato sobre ele para lhe aparecer o menu de contexto. Escolha a opção Emitir fatura e depois o tipo de fatura a emtir. Uma nova janela de venda será aberta. Confirme o dados e faça guardar.